Indexer une commune des Pyrénées Atlantiques

Préparation de la commune

Dans ArchIndex, onglet Archives, sélectionnez PYRÉNÉES-ATLANTIQUES (64)

Emplissez la rubrique "Lien vers les vues" et Enregistrer
En effet, l'adresse de toutes les images des AD64 commence par http://earchives.le64.fr/img-viewer/FRAD064003_IR0002

Dans l'onglet Communes, sélectionnez par exemple Pouliacq (64456)

Voilà, "Aucune collection pour cette commune", vous êtes prêt à commencer.

Recherche des collections

Pour ArchIndex, une collection est un ensemble d'images (de vues au sens d'ArchIndex) numérotées à partir de 1.
Pour trouver ces collections montrées par les AD64, sélectionnez la commune et Valider

On obtient 12 réponses, qui contiennent les collections mais aussi des regroupements

Indexation d'une collection

Traitons la seconde :

À supposer que ce soit bien une collection et pas encore un regroupement, il nous faut aller plus loin dans sa découverte pour savoir ce qu'elle représente : cote, type d'actes, nombre de photos.
On suit donc le lien :

• C'est bien une collection car on a accès aux documents numérisés (aux photos)
• on a une description du contenu

On peut donc commencer à remplir cette première collection dans ArchIndex :

Année initiale, Année finale, Type de registre (NMD), en Note on recopie Ctrl-C, Ctrl-V en Windows) le contenu.

Si on essaie Enregistrer, message Cote inconnue. Il y a des départements dans lesquels c'est plus simple, mais chez nous il faut chercher plus loin pour avoir toutes les informations utiles.
On fait donc Accès aux documents numérisés, et là on va découvrir tout ce qui nous manquait.

et on peut continuer le remplissage de la description de la collection : Cote, Lien vers les vues

Le lien vers les vues a été constitué comme suit :

Le morceau /2MiEC/POULIACQ/2MIEC456/viewer.html, copié depuis la barre d'adresse
Le morceau ?ns=
Le morceau FRAD064012_2MIEC456_0001.jpg, est le nom de la première photo
On remplace le numéro de la première photo par une indication générique : en le sélectionnant
et en cliquant sur Insertion No_Vue, et en sélectionnant "Numéro automatique de la vue [NO_VUE]"

On coche Accès aux vues, et on indique que les numéros de vue sont normalisés sur 4 chiffres : 0000;

Et enfin, détermination du Nombre de vues

Attention le compteur de photos donné en bas de page par le site des AD64 dit simplement combien il y a de photos.
Ce que nous utilisons, dans ArchIndex, comme lien est le numéro de la photo.
La variable [NO_VUE] représentera en fait le numéro de la photo, et sa valeur maximale "Nombre de vues" sera en fait le plus grand numéro de photo
Pour le déterminer, on sélectionne la dernière photo

et on note son numéro

Dans ce cas c'est la même valeur 52 car les photos commencent à 0001 et la numérotation n'a pas de trou. (voir une autre solution dans ce cas)
Ce n'est pas toujours le cas, par exemple pour la collection des tables décennales 1813-1823, on a

Les 3 photos ont les numéros de photo 526, 527 et 528 : dans ce cas on mettrait Nombre de vues = 528 !

On obtient la description de la collection, puis Enregistrer.

	À priori, pas de référence autre, cliquez Non.

L'onglet Registres montre qu'un registre unique a été créé pour cette collection. Dans la plupart des cas cela suffira.Pour en savoir plus, voir Utilisation de registres multiples

Indexation des vues de la collection

Pour le repérage et le parcours des vues, on utilise les vignettes du bas de l'écran.

Mais on regarde le nom du fichier en haut de l'écran pour avoir le numéro :

On peut découper aussi finement qu'on veut, par exemple, l'image 8 contient la naissance de 1890, on Enregistre

puis on va enregistrer toutes les naissances suivantes en mémorisant le type d'acte, mémorisant les années avec progression, mémorisant les vues avec progression, ce qui ira très vite

ce qui donne la série de vues :

Testez le résultat

Dans ArchIndex, menu Edition / Recherche d'un acte

Visualisation : Montre la vue calculée dans la collection sélectionnée.

Utilisation de registres multiples

Il arrive que des collections soient très grosses; c'est souvent le cas des BMS dont la lecture est plus difficile et dont le découpage aurait demandé plus de temps et de personnel.

Quand on feuillette la collection, on rencontre des pages qui indiquent une sous-structure sous forme de couvertures de registres anciens ou blancs cartonnés récents, sous forme de photos spéciales mises en place lors du micro-filmage, ou autre ...

On peut alors, en ArchIndex, définir un découpage intermédiaire de la collection, le découpage en Registres.
La logique de ce découpage peut être

• origine des dossiers : collection GG ou E4 ou autre
• type des actes : Baptêmes et mariages, Sépultures, ....
• tranches des dates : BMS 1696-1732, ...

Faisons-le pour la collection précédente. Nous avons saisi les naissances; spécialisons le registre (unique à l'origine) en changeant son type et effaçant la Note

et Ajouter un nouveau registre, de mariages :

lequel, en décrivant les vues comme pour celui des naissances, aura pour contenu final :

Et la collection se dote pour l'instant de 2 registres

Ce découpage est complètement virtuel, pour la documentation, mais les vues sont mises bout à bout au sein de la grande collection.

Collections sans trous

Si la numérotation des photos est continue, il suffit d'ajouter une valeur fixe au compteur de vue du bas de l'écran pour avoir le numéro de la photo.
Prenons par exemple une table décennale

Il y a 3 photos, la première photo est 526

La dernière est 528, il n'y a donc pas de trou de numérotation

Après avoir indiqué le Nombre de vues=3, on donne comme format 0000+525, pour indiquer qu'il faudra ajouter 525 au numéro de vue indiqué pour avoir le vrai numéro de photo

Pour le repérage et le parcours des vues, on utilise les vignettes du bas de l'écran et on prend le numéro de vignette comme numéro de vue.