Préparation de la commune

Dans ArchIndex, onglet Archives, sélectionnez LANDES (40)

Emplissez la rubrique "Lien vers les vues" et Enregistrer
En effet, l'adresse de toutes les images des AD40 commence par http://archivesenligne.landes.org/ark:

Dans l'onglet Communes, sélectionnez par exemple Seyresse (40300)

Voilà, "Aucune collection pour cette commune", vous êtes prêt à commencer.

Recherche des collections

Pour ArchIndex, une collection est un ensemble d'images (de vues au sens d'ArchIndex) numérotées à partir de 1.
Pour trouver ces collections montrées par les AD40, sélectionnez la commune et Rechercher

La réponse fournit les 13 collections

Indexation d'une collection

Traitons la première :

Remplissez les rubriques Cote, Année initiale, Année finale, Nombre de vues (images) et Type de registre (type d'acte) , puis Enregistrer.

	À priori, pas de référence autre, cliquez Non.

L'onglet Registres montre qu'un registre unique a été créé pour cette collection. Dans la plupart des cas cela suffira.Pour en savoir plus, voir Utilisation de registres multiples

Saisie du lien vers les Vues (Images)

Sur la fenêtre des AD, cliquez sur Visualiser les images

Dans le système Arkothèque utilisé dans les Landes, chaque image est munie d'un lien permanent, garanti fixe même si le rangement des images est changé, que l'on nomme pour cette raison permalien.
Pour voir à quoi cela ressemble, affichez la première image; cela vous fournira un lien pour accéder à cette première image.

Ce lien est :

La première partie (http://archivesenligne.landes.org /ark:) est caractéristiques des AD 40, on la mettra, si ce n'est pas déjà fait, dans le champ "Lien vers les vues" de la page d'archive des Landes

La suite du permalien (/35227/s0052cbf44606d82/52cc052904b3c) varie pour chaque image, mais conserve une partie fixe.
Que l'on va découvrir en regardant la dernière image : taper 233 pour l'afficher

Le permalien de cette image est

la partie utile est (/35227/s0052cbf44606d82/52cc052961315)

Collez-le lien complet (Ctrl-V sous Windows), partie bleu du lien de la première image, dans le "Lien vers les vues" dans l'onglet Collections.
Cochez la case Accès aux vues, une case de Format du no de la vue apparaît

On remplace le numéro de la première photo par une indication générique : en le sélectionnant
et en cliquant sur Insertion No_Vue, et en sélectionnant "Adresse manuelle de la vue [ADR_VUE]".Enregistrer.

Désormais, lors du découpage en vues, on n'aura qu'à entrer la partie variable (les 5 derniers caractères dans les cas présent) comme adresse de la vue.(voir ci-dessous Testez le résultat).

Indexation des vues de la collection

Pour travailler plus facilement, escamotez l'affichage de la barre et celle de la miniature

et affichez la barre de navigation

vous verrez ainsi les miniatures de la collection qui vous aideront à vous repérer

On peut découper aussi finement qu'on veut, par exemple, les images 4 et 5 contiennent des baptêmes de 1693, on saisit ces informations, on demande le permalien de l'image 4

et on copie les derniers chiffres (Ctrl-C en Windows) dans l'adresse vue (Ctrl-V)

Enregistrer. Le lien apparaît à gauche, on peut le tester (Visualisation)

Puis, l'image 6 contient les mariages de la même année, on va donc faire Ajouter après avoir coché Mémoriser les années / sans progression et Enchaîner les vues / avec progression

Et l'on peut modifier l'ensemble de vues suivant :

puis images 7 à 10 pour les sépultures de 1693 à 1694

etc .....

Puis, quand on a fini l'indexation de la collection, on revient la cocher

Testez le résultat

Dans ArchIndex, menu Edition / Recherche d'un acte

Et l'on a la bonne image

Utilisation de registres multiples

Il arrive que des collections soient très grosses; c'est souvent le cas des BMS dont la lecture est plus difficile et dont le découpage aurait demandé plus de temps et de personnel.

Quand on feuillette la collection, on rencontre des pages qui indiquent une sous-structure sous forme de couvertures de registres anciens ou blancs cartonnés récents, sous forme de photos spéciales mises en place lors du micro-filmage, ou autre ...

On peut alors, en ArchIndex, définir un découpage intermédiaire de la collection, le découpage en Registres.
La logique de ce découpage peut être

• origine des dossiers : collection GG ou E4 ou autre
• type des actes : Baptêmes et mariages, Sépultures, ....
• tranches des dates : BMS 1696-1732, ...

Faisons-le pour la collection

Ajouter collection :

On remarquera que, dans ce cas, la partie "Adresse de la vue" fait 6 caractères.

Puis, onglet Registres, on modifie sur place le registe unique qui avait été créé pour créer le premier registre de la collection, que l'image 1 nomme 4E 300/1 et qui est constitué des naissances de l'an XI à 1820

On l'enregistre et on passe à la saisie de ses vues, toutes du même type

Puis, en mémorisant le type d'actes et faisant progresser les numéros de vues

... jusqu'à :

De la même manière on définit les registres suivants, Ajouter :

Dont la structure finale est :

Et la collection se dote pour l'instant de 2 registres (voir note ajoutée au second)

Ce découpage est complètement virtuel, pour la documentation, mais les vues sont mises bout à bout au sein de la grande collection.